D415N26 · 15 sept 2026

N° D415 Fecha: 15-09-2026 I. Antecedentes El Archivo Nacional solicita un pronunciamiento sobre el actuar de la Aduana Regional de Puerto Montt, la que habría eliminado documentos oficiales en el año 2021, sin sujetarse a las exigencias de publicidad del proceso de eliminación documental previstas en la ley N° 18.845. Agrega que, con dicha omisión, se le privó de ejercer su derecho de oposición establecido el artículo 6° de ese texto legal, y requiere que se adopten las medidas para prevenir futuras eliminaciones irregulares que pongan en riesgo el patrimonio documental de la Nación. Requerido su informe al Servicio Nacional de Aduanas, remitió un oficio elaborado por la aludida regional, en el que se manifiesta que la destrucción denunciada se llevó a cabo con autorización de la Secretaría Regional Ministerial de Bienes Nacionales de Los Lagos (SEREMI), debido al deterioro físico del archivo, el cual presentaba filtraciones de agua e infestación de roedores, adjuntando fotografías que darían cuenta de esa situación. Asimismo, precisa que los documentos eliminados no decían relación con el examen de cuentas, por lo que no requerían de autorización previa de esta Entidad de Control. ll. Fundamento jurídico Sobre el particular, cabe anotar que la ley Nº18.845, que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos, define, en su artículo 1°, inciso primero, que una microforma es una imagen compactada o digitalizada de un documento original a través de una tecnología idónea para su almacenamiento, conservación, uso y recuperación posterior. Luego, su artículo 6º, prohíbe la destrucción de todo documento de valor histórico o cultural, aunque conste en una microforma. Se entenderá que tienen tal carácter aquellos a los que se refiere el artículo 3°, inciso primero, que alude a los documentos pertenecientes a la administración pública centralizada y descentralizada y de registros públicos, y respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional ejerza el derecho de oposición que establece ese precepto. En ese orden, el mismo artículo previene que podrá procederse a la destrucción de los demás documentos en soporte físico que consten en una microforma, una vez transcurridos diez años desde dicho proceso si se tratare de instrumentos públicos, con las salvedades que se indican, y añade que para la destrucción de documentos pertenecientes a archivos o registros públicos, será necesaria la notificación mediante un aviso que se publicará en el Diario Oficial con una anticipación mínima de sesenta días respecto de la fecha fijada para la destrucción, y dentro de dicho plazo el Conservador del Archivo Nacional podrá examinar los documentos y oponerse fundadamente a su destrucción. A su turno, la ley N° 21.180, sobre transformación digital del Estado, facultó, en su artículo noveno transitorio, al Presidente de la República para que, mediante un decreto con fuerza de ley expedido por intermedio del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, determine los requisitos del método de elaboración, conservación y uso de las microformas y aquellos a emplear en la destrucción de los documentos originales a los que se refiere la ley Nº 18.845. En virtud de dicha delegación, se emitió el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, del Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio, que, en su artículo 9°, y en concordancia con la citada ley N° 18.845, prohíbe la destrucción de los documentos originales en soporte papel que consten en una microforma pertenecientes a la administración pública centralizada o descentralizada y de registros públicos, respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional señale fundadamente la necesidad de preservarlos por su valor histórico o cultural. Añaden sus artículos 11 y 12 que, con la excepción indicada y la contenida en su artículo 10, se podrá iniciar el proceso de destrucción de los documentos en soporte papel verificando que hayan transcurrido diez años desde la fecha de la elaboración de la microforma de los documentos pertenecientes a la administración pública centralizada y descentralizada o de registros públicos, previa información mediante un aviso publicado en el Diario Oficial, efectuada con la antelación que indica, respecto de la fecha fijada para dicha destrucción. A su vez, cabe tener en cuenta que a través de la resolución exenta Nº 173, de 28 de septiembre de 2021, del Servicio Nacional de Patrimonio Cultural, se aprobó el procedimiento para la eliminación de documentos originales a los que se refiere la ley Nº 18.845. Por otra parte, el decreto Nº 577, de 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización, que aprobó el reglamento sobre bienes muebles fiscales -cuyos Títulos IV y V fueron derogados por el decreto Nº 662, de 2025, del Ministerio de Hacienda-, se circunscribía en su Título V a establecer reglas especiales relativas al material de desecho, el cual definía, en forma no taxativa, como aquel que ha perdido las condiciones que lo hacían útil o aprovechable para el Servicio respectivo, mencionando a modo de ejemplo “el papel, la cartulina, el cartón, las tarjetas perforadas, los archivos, las cintas magnéticas, el celuloide y cualquier otro elemento en desuso o no aprovechable”. En caso de duda, correspondía a la Dirección de Tierras y Bienes Nacionales determinar si un material reunía tales condiciones. En tanto, la jurisprudencia administrativa contenida en el dictamen N° D64, de 2026, señala que la ley Nº 18.845, complementada por la regulación del referido decreto con fuerza de ley N° 1, de 2020, constituye el régimen aplicable a la eliminación de documentación de órganos de la administración pública o de registros públicos, quienes no pueden destruir el soporte físico de esa documentación sin sujetarse a las formalidades que allí se establecen, como al principio de coordinación administrativa previsto en el artículo 5º, inciso segundo, de la ley Nº 18.575. ll. Análisis y conclusión Como puede apreciarse del reseñado marco normativo, la destrucción del soporte papel de documentos públicos solo es procedente una vez digitalizados conforme a la ley Nº 18.845 y su normativa complementaria, transcurridos a lo menos diez años desde la elaboración de la microforma, previa publicación del aviso correspondiente en el Diario Oficial y sin oposición fundada del Conservador del Archivo Nacional, por lo que cualquier decisión de eliminación documental debe implementar las medidas de coordinación pertinentes con ese organismo. Ahora bien, del examen de la documentación tenida a la vista, aparece que la Aduana Regional de Puerto Montt procedió a la eliminación documental denunciada, amparándose erróneamente en el citado artículo 31, del aludido Título V del, reglamento sobre bienes muebles fiscales, el cual se circunscribía a material de desecho y no a documentos públicos. De esta forma, si bien el deterioro de la documentación -debido a las filtraciones de humedad e infestación de roedores informadas- justificaba la gestión urgente del archivo de ese Servicio, dicha urgencia y la autorización de la SEREMI de Bienes Nacionales no lo eximía de cumplir las formalidades establecidas en la ley Nº 18.845, toda vez que la facultad para calificar el valor histórico o cultural de esa documentación corresponde al Archivo Nacional. De igual modo, se debe desestimar la alegación del Servicio sobre una supuesta falta de vigencia de la normativa especial al momento de los hechos denunciados, ya que ley Nº 18.845, entró en vigor en 1989, y sus modificaciones solo se han limitado a actualizar aspectos técnicos relacionados con la digitalización y microformas, sin alterar, en lo sustantivo, los requisitos de publicidad y no oposición que han regido por más de treinta años. En consecuencia, se concluye que el procedimiento de eliminación empleado no se ajustó al ordenamiento jurídico, inobservancia que impidió al organismo recurrente de ejercer oportunamente su derecho a oposición. No obstante lo anterior, se debe consignar que atendido a que la destrucción documental denunciada inició sus gestiones en noviembre de 2020 y se materializó en mayo de 2021, en la actualidad, resulta inoficioso disponer que se instruya una investigación disciplinaria que indague sobre tales hechos, pues la responsabilidad administrativa que, eventualmente, pudiera afectar a algún integrante de ese Servicio se encuentra extinguida. Sin perjuicio de ello, y atendido el legítimo interés del reclamante en la protección del patrimonio documental de la Nación, corresponderá que el Servicio Nacional de Aduanas adopte las medidas pertinentes para que, en lo sucesivo, sus procedimientos de eliminación documental se ajusten a la normativa especial ya reseñada. Saluda atentamente a Ud., Dorothy Pérez Gujtiérrez Contralora General de la República 

Fuentes legales citadas

Ley 18845 art/1 inc/1, ley 18845 art/6, ley 18845 art/3 inc/1, ley 21180 art/noveno tran, DFL 1/2020 mincu art/9, DFL 1/2020 mincu art/11, DFL 1/2020 mincu art/12, DFL 1/2020 mincu art/10, DTO 577/78 tierr, DTO 662/2025 hacie